De vakantie staat in het vooruitzicht en niemand wenst reeds te denken aan de regels die vanaf september op ons afkomen. 

En toch is de vakantieperiode misschien een opportuniteit om eens rustig de checklist voor het UBO register te overlopen. 

Wij doen een poging om zo praktisch mogelijk enkele richtlijnen voor u aan te duiden:

Wat is het UBO-register?

UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’ ofwel de uiteindelijke begunstigde. Het UBO-register van een rechtspersoon bevat de namen van de uiteindelijke begunstigden/natuurlijke personen die achter de rechtspersoon zitten.  

Wie met het UBO-register bijhouden?

Het UBO-register is van toepassing op vennootschappen, VZW’s, IVZW’s en private stichtingen, trusts en fiducieën en juridische constructies gelijkaardig aan deze laatsten. 

Deadline?

30 september 2019

Wie zijn de UBO’s?

o Voor vennootschappen

> Natuurlijke perso(o)n(en) die rechtstreeks of onrechtstreeks meer dan 25% van de stemrechten of van het eigendomsbelang in het kapitaal van de vennootschap houd(en)

> Natuurlijke perso(o)n(en) die zeggenschap heeft/hebben over de vennootschap via andere middelen

> Indien geen van voornoemde categorieën kan worden aangeduid of bij twijfel het hoger leidinggevend personeel.

Leidinggevend personeel zijn personen werkzaam bij de vennootschap en die in de praktijk de meest beslissende invloed uitoefenen op het beheer van de vennootschap (bv de CEO, Voorzitter directiecomité, de bestuurder, de zaakvoerder, de afgevaardigde voor het dagelijks bestuur, een lid van de directieraad, enz…

Deze cascadetest dient op elke persoon toegepast te worden, ook al heeft men reeds een persoon of personen kunnen identificeren als behorende tot de eerste of de tweede categorie. 

Tot de derde categorie zal men enkel kunnen besluiten als de perso(o)n(en) tot geen van de eerste twee categorieën beho(o)r(t)(en) of bij twijfel.

Men moet bewijzen dat men de informatie heeft opgevraagd door een vermelding bij opmerkingen en de nodige documenten ter staving daarvan.

 o Voor fiducieën, trusts of gelijkaardige juridische entiteiten (cumulatief)

> De oprichters 

> De fiduciebeheerder(s) of trustee(s)

> De eventuele protectors 

> De aangeduide begunstigden en bij gebreke daaraan:

- De categorie van natuurlijke personen in wiens belang de fiducie of trust werd opgericht 

Opgelet : individuele, afzonderlijke registratie van de natuurlijke persoon of personen die in statuten worden vermeld of aangewezen door het bestuursorgaan

- Bij gebreke aan aanwezen persoon de algemene categorie van uiteindelijke begunstigde zoals omschreven in de statuten

> Elke andere natuurlijke persoon die het uiteindelijke zeggenschap uitoefent omdat hij direct of indirect eigenaar is of via andere middelen.

o Voor VZW’s, IVZW’s en stichtingen (cumulatief)

> Personen die lid zijn van de raad van bestuur

> Personen gemachtigd om de vereniging te vertegenwoordigen

> Personen belast met het dagelijks bestuur 

> De stichters van een stichting 

> De aangeduide natuurlijke personen of bij gebreke daaraan 

- De categorie van natuurlijke personen in wiens belang de VZW, IVZW of stichting werd opgericht 

Opgelet : individuele registratie van de natuurlijke persoon of personen die in statuten worden vermeld

- Bij gebreke aan aanwezen persoon de algemene categorie van uiteindelijke begunstigde zoals omschreven in de statuten

> Elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen zeggenschap uitoefent

Noot: de 5de en 6de categorie kan niet in het KBO worden ingebracht en zullen dus manueel moeten geregistreerd worden.

Wie moet nu de registratie laten doen?

De wettelijke vertegenwoordiger van de vennootschappen, VZW’s, IVZW’s en private stichtingen. Opgelet dit geldt ook voor beursgenoteerde vennootschappen en hun dochterondernemingen. 

Wanneer ?

Voor de eerste keer uiterlijk 30/09/2019, vanaf dan jaarlijks of jaarlijks vanaf de wijziging. Elke wijziging moet worden aangebracht binnen de maand.

Welke informatie?

Algemeen

- Naam en voornaam 

- Geboortedatum

- Nationaliteit 

- Volledige verblijfplaats

- Datum waarop men UBO is geworden (de meest recente datum bekend bij de informatieplichtige)

- Identificatienummer van het Rijksregister van natuurlijke personen of van de Kruispuntbank van sociale zekerheid (of elk vergelijkbaar identificatiemiddel van afgeleverd door de staat waar de UBO toe behoort)

- De categorie van UBO waartoe hij behoort

Opgelet voor vennootschappen !

- Voor UBO’s met aandelen of stemrechten in de vennootschap: of het gaat om een 

> alleenstaande UBO of 

dit is de UBO die autonoom voldoet aan de voorwaarden van de definitie van de UBO

> gegroepeerde UBO

dit is wanneer natuurlijke personen samenwerken (in rechte of in feite) om samen de zeggenschap over de informatieplichtige uit te oefenen (die verschillende personen dienen alsdan in het register te worden opgenomen).

Specifiek voor vennootschappen:

- de natuurlijke personen die op grond van een (formeel of stilzwijgend, mondeling of geschreven) akkoord samenwerken om de controle over de vennootschap te bekomen 

- de natuurlijke personen die een akkoord hebben gesloten voor het uitoefenen van hun stemrechten zodat beslissingen omtrent het beleid niet zonder hun instemming kunnen genomen worden 

- aangeven of de UBO een rechtstreekse of onrechtstreekse UBO is

> rechtstreekse UBO is en de omvang van hun uiteindelijk belang

een UBO die rechtstreeks eigenaar is van of zeggenschap heeft over  de vennootschap 

> onrechtstreekse UBO is en de omvang van hun uiteindelijk belang

een UBO die eigenaar is van of zeggenschap heeft over  de vennootschap via één of meerder intermediaire juridische entiteiten.

Hier zal het bestuursorgaan alle niveaus van de eigendomsstructuur moeten onderzoeken om ervoor te zorgen dat alle natuurlijke personen die onrechtstreeks zeggenschap of eigendom hebben worden geïdentificeerd.

Er zijn twee vaststellingsmethodes: 

- een voldoende gewogen participatie van meer dan 25% van de natuurlijke persoon in de informatieplichtige via meerderheidsparticipatie in een intermediaire vennootschap die meer dan 25% aanhoudt in de informatieplichtige 

- de natuurlijke persoon die meer dan 50% eigendomsbelang of zeggen schap heeft in een intermediaire vennootschap die op haar beurt meer dan 25% van de stemrechten of aandelen heeft in de informatieplichtige 

quid als de intermediaire entiteit een (I)VZW, Stichting, Trust, Fiducie of gelijkaardige constructie is? Dan zullen alle personen die als UBO van de intermediaire entiteit worden geïdentificeerd worden aangeduid als UBO van de vennootschap.

- bijkomende specificaties:

> in geval van splitsing van het eigendomsrecht 

- de blote eigenaar is de UBO als hij meer dan 25% van de aandelen bezit

- de vruchtgebruiker indien hij meer dan 25% bezit van de stemrechten 

> in geval van onverdeeldheid die meer dan 25% controle oplevert al de personen in onverdeeldheid 

> als gehuwden onder het wettelijk stelsel meer dan 25% aanhouden, zullen beide echtgenoten als UBO worden geregistreerd.

> Bij gehuwden met scheiding van goederen als elk van de gehuwden afzonder meer dan 25% aanhouden.

Sub Rosa Legal zal u graag bijstaan bij het opmaken en/of identificeren van uw UBO’s. U kan zich steeds wenden tot lucas.lenaerts@sub-rosa.be.

Thierry Decoster
Legal Assistant Sub Rosa Legal