Que vous soyez un entrepreneur expérimenté ou débutant, il y a toute une série de réflexes à adopter et d’obligations à respecter qui sont indispensables pour assurer la continuité de votre entreprise et pour la faire prospérer en ces temps de crise et surtout, afin d’éviter une mise en cause ultérieure de la responsabilité de l’administrateur ou des actionnaires en cas de faillite.

En effet, en cas de faillite, le failli est dessaisi de la gestion de ses biens, laquelle est confiée à un curateur. Le rôle du curateur est donc d’administrer le patrimoine du failli, de le liquider et de répartir le produit de la liquidation entre les créanciers. En accomplissant sa mission, il va être amené à avoir accès à toutes une série de document comptables et sociaux, et les analysera pour essayer en vue de vérifier les comptes de l’entreprise et éventuellement les régulariser.

S’il ressort de son rapport qu’il y a une succession de manquements dans le chef des administrateurs ou de l’assemblée générale, il peut décider de mettre en cause la responsabilité des dirigeants. Afin d’éviter cela, nous allons nous attarder sur les obligations à respecter concernant deux organes de toute entreprise : l’assemblée générale et le conseil d’administration.

1. Les obligations comptables

A. Tenue d’une comptabilité

Toute entreprise a l’obligation de tenir une comptabilité. L’étendue de cette obligation varie cependant selon la taille de l’entreprise. A cet égard, il faut distinguer d’un côté, les grandes entreprises et les petites et moyennes entreprises (PME), qui doivent tenir une comptabilité complète, en partie double, avec possibilité pour les PME d’utiliser un schéma simplifié dans certaines circonstances et de l’autre côté, les très petites entreprises (TPE), auxquelles on offre la possibilité d’opter pour une comptabilité avec un schéma simplifié.

La comptabilité est, pour toutes entreprises, indépendamment de sa taille, un outil indispensable pour assurer la bonne gestion. Les comptes, qui sont établis à la fin de chaque exercice, permettent d’analyser les données financières de l’entreprise et d’évaluer son développement. Ils fournissent donc une image fidèle de la santé financière de l’entreprise, très importante pour indiquer aux dirigeants les décisions à prendre.

B. Les comptes annuels

Les comptes annuels se composent du bilan, du compte de résultats et de l'annexe. Dans les six mois suivant la clôture de chaque exercice comptable, les comptes annuels doivent être soumis à l'approbation de l'assemblée générale, qui se prononce après avoir consulté le rapport du conseil d’administration sur sa gestion durant l’exercice comptable concerné. Une fois approuvés, les comptes annuels doivent être déposés auprès de la BNB dans les 30 jours suivant leur approbation et au plus tard 7 mois après la date de clôture de l'exercice. Il y a donc toute une série d’obligations relative aux comptes annuels incombant à la société.

Lorsqu’un curateur est désigné, l’une ses premières actions est de consulter les comptes de la société et de procéder à une analyse complète de ceux-ci. Il est donc extrêmement important que ceux-ci soient tenus à jour et de manière complète. En effet, une comptabilité incomplète et négligée constitue, du point de vue du curateur, un indice de mauvaise gestion de la société. De plus, si votre comptabilité n’est pas en ordre, elle ne peut être opposable au curateur.

Il en va de même pour l’obligation de dépôt de comptes annuels. Leur non-dépôt ou leur dépôt hors délai, en plus d’être sanctionné par des amendes sur base du code des sociétés et des associations, constituent également un indice de mauvaise gestion ou au minimum, de gestion négligée, de l’entreprise. µ

La tenue d’une comptabilité complète est donc extrêmement importante car elle permet aux dirigeants de prendre les décisions adéquates en se basant sur la véritable situation financière de la société.

2. Les obligations liées à l’assemblée générale

Dans toute société, doit être tenue, chaque année, au moins une assemblée générale des actionnaires.

L’assemblée générale constitue le moment où il est fait rapport aux actionnaires de la situation de  la  société.  En  effet,  durant  celle-ci, le conseil d’administration présente à l’assemblée générale  son  rapport  de  gestion  ainsi  que  les  comptes  annuels  de  la  société  pour  que l’assemblée puisse les approuver. Si l’assemblée approuve les comptes annuels, elle doit se prononcer sur la décharge des administrateurs. Cette décharge n'est valable que lorsque les comptes annuels ne contiennent pas d'omissions ou de mentions erronées qui sont de nature à donner une image de la société qui ne correspond pas à la réalité. Pour les violations des statuts ou de la loi, la décharge les couvre si la violation a expressément été mentionnée dans l’ordre du jour.

Suite à l’assemblée générale, un procès-verbal résumant le déroulé de celle-ci doit être rédigé. En tant que dirigeant, pour vous assurer de la validité de vos décisions, vous devez notamment vérifier toutes les signatures exigées soient présentes ou que la liste de présence a correctement été complétée.

Dans le cadre de sa mission, le curateur va être amené à consulter l’ensemble des procès- verbaux des assemblées générales (ordinaires ou extraordinaires). Il va non seulement vérifier si les quorums de présence et de vote ont bien été respectés, si les PV ont correctement été signés mais également la validité des décisions. Il va également vérifier si le vote des comptes annuels n’a pas été négligé et qu’en conséquence, la décharge a été accordée à tort. Ceci constitue des signes de mauvaises gestion. Il est donc important, pour assurer la bonne gestion, de respecter formellement les différentes formalités prévues par la loi et ne pas négliger les assemblées générales et leur tenue au cours de la vie de la société. Les conséquences en cas de faillite sont importantes et le fait de manquer aux obligations mentionnées ci-dessus constituent des indices sérieux que la société était mal gérée.

3. Le conseil d’administration

Conformément aux dispositions du Code des sociétés et des associations, le conseil d’administration est compétent pour accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à la réalisation de l'objet de la société. Chaque membre est tenu de la bonne exécution de la mission qui lui a été confiée et doit justifier ses décisions par l’intérêt de la société.

Il ne doit donc pas prendre de décisions, actes ou comportements contraires à l’objet au risque de voir sa responsabilité mise en cause pour faute de gestion au sens de l’article 2 :56 du Code des sociétés et des association. (Voir article sur la responsabilité pour plus de détails)

En outre, il y a toute une série d’indicateurs auxquels le conseil d’administration doit constamment être attentif dans le cadre de sa gestion.

Par exemple, le conseil d’administration doit constamment être conscient de la situation comptable notamment en ce qui concerne le niveau des fonds propres de la personne morale pour pouvoir remarquer les signaux dès que possible et prendre des décisions adéquates.

En effet, le conseil d’administration doit toujours vérifier le niveau des fonds propres et s’il constate que l'actif net (les « capitaux propres comptables ») est devenu négatif ou risque de le devenir et/ou s’il n'est plus certain que la société, selon les développements auxquels on peut raisonnablement s'attendre, sera en mesure de s'acquitter de ses dettes au fur et à mesure de leur échéance pendant au moins les douze mois suivants, l’organe d’administration est tenu d’activer la procédure de la sonnette d’alarme prévue par le code des sociétés et des associations. Ce sont des signes que la société est en sérieuses difficultés financières.

L’organe d’administration a l’obligation de convoquer une assemblée générale extraordinaire dans les deux mois suivants la date à laquelle la situation a été constatée ou du moins, aurait dû  l’être  et  celui-ci  devra  délibérer,  sur  base  d’un  rapport  spécial  établi  par  l’organe d’administration, en vue de choisir entre soit adopter des mesures de redressement visant à assurer la continuité de l’entreprise, soit tout simplement décider de la dissolution de la société.

Si le curateur constate qu’avant la faillite, le conseil d’administration avait connaissance ou aurait dû avoir connaissance des difficultés de la société mais n’a pas soulevé ceux-ci, il pourra mettre en cause leur responsabilité en raison d’une négligence grave et caractérisée ayant contribué à la faillite ou pour pour "wrongful trading » dès lors qu’il savait ou aurait dû savoir qu'il n'y avait aucune chance raisonnable d'amélioration pour l'entreprise ou ses activités et donc aucune chance d'éviter la faillite et a malgré tout poursuivi l'exploitation des activités de l'entreprise.

Nous sommes conscients que souvent, de bonnes volontés, les dirigeants gardent espoirs de pouvoir relancer leurs entreprises mais il faut agir dans le cadre légal et signaler la situation car les conséquences en matière de responsabilité sont énormes.

Nous sommes conscients que souvent, de bonnes volontés, les dirigeants gardent espoirs de pouvoir relancer leurs entreprises mais il faut agir dans le cadre légal et signaler la situation car les conséquences en matière de responsabilité sont énormes.

4. Autres obligations

Il existe également des obligations fiscales et sociales devant être remplies par la société, notamment :

- Obligation de déclarer chaque année l’impôt des sociétés
- Obligations de déclarations et de paiement relatifs à la TVA
- Obligation de payer les précomptes mobiliers et professionnels

Toute ces obligations paraissent, à priori, naturelles dans le cadre de la gestion de la société. Néanmoins, les curateurs font régulièrement face à des sociétés qui ne les remplissent pas (oubli de déclaration TVA ou déclaration tardive, déclaration à l’ISOC erronée). Comme indiqué supra, ces manquements sont des indices de mauvaises gestions ou de gestion négligente et risque de retourner le curateur contre les dirigeants. Il est donc important de vérifier que ces obligations sont constamment respectées dans le cadre de la gestion quotidienne de la société.

5. Conclusion

Vous avez pu le constater, une entreprise fait face à une multitude d’obligations et de formalités légales. Pour assurer la continuité et la gestion quotidienne de votre entreprise, il est très important de se borner à respecter ses obligations et à agir conformément aux dispositions légales en ce qu’elles vous permettront d’avoir un aperçu précis de la situation de l’entreprise.

Cela permet également de vous couvrir en cas de faillite ultérieure. En effet, le curateur va, dans le cadre de sa mission d’administration et de liquidation des biens du failli, scruter la gestion quotidienne et globale de l’entreprise pour vérifier s’il y a eu des manquements. Si un manquement seul n’est pas suffisant, l’accumulation peut renforcer la conviction du curateur que l’entreprise était mal gérée et qu’il est nécessaire mettre en cause la sponsabilité des dirigeants, qui peut aboutir à une extension de la faillite sur le patrimoine de ces derniers.

Une solution pour éviter de tels conséquences et de vous faire accompagner dans votre gestion quotidienne par un avocat spécialisé en la matière. Ce dernier pourra analyser chacun des documents sociaux produits pour vérifier que les conditions légales sont bel et bien respectées. Chez Sub Rosa Legal, nous appliquons la devise suivante : « Mieux vaut prévenir que guérir ».