L’ordinateur de l’employé peut être la source d’un nombre important de conflits avec son employeur.

En effet, cet outil devenu indispensable et sur lequel l’employé passe la majorité de son temps va, plus que probablement, contenir tant des données personnelles que professionnelles.

Or, si les données professionnelles appartiennent à l’employeur, les données personnelles sont propres à l’employé et sont protégées par le droit au respect de la vie privée.

Dans ce cadre se pose la question de l’accès par l’employeur à l’ordinateur de l’employé.

Ordinateur personnel ou professionnel ?

La première question concerne la propriété de l’ordinateur en cause.

En effet, si l’employé apporte son propre ordinateur, l’employeur n’aura pas le droit de fouiller dans celui-ci.

A l’inverse, dans le cas où un ordinateur est mis à la disposition de l’employé, l’employeur aura la possibilité de contrôler le contenu de celui-ci.

Ce contrôle découle du lien de subordination de l’employé vis-à-vis de l’employeur.

En effet, l’employeur a le droit de donner des instructions et de contrôler les prestations de ses employés.

Limite du contrôle de l’employeur

Cependant, le contrôle effectué par l’employeur se heurte au droit au respect de la vie privée des travailleurs.

A priori, l’employeur ne peut pas accéder aux données personnelles enregistrées sur l’ordinateur professionnel.

La difficulté réside dans la distinction entre les données professionnelles et les données privées.

A cet égard, un employeur ne pourra en aucun cas consulter des fichiers explicitement identifiés comme privés, le reste étant présumé revêtir un caractère professionnel.

Ainsi, un dossier nommé « famille photo vacances » ne pourra pas être ouvert par l’employeur même s’il se trouve sur l’ordinateur professionnel.

Mise en place du contrôle de l’ordinateur professionnel

Tout contrôle de l’ordinateur d’un employé peut constituer une violation du droit au respect de la vie privée.

L’employeur veillera dès lors à respecter les réglementations en vigueur :

- La réglementation concernant le RGPD, en ce sens que l’employeur devra informer ses employés des données à caractère personnel qu’il collecte et dans quel(s) but(s).

- La loi Vie Privée concernant le traitement des données à caractère personnel qui établit les principes de proportionnalité, de finalité et de transparence.

- La convention collective n°81 concernant le contrôle des données de communication électronique.

Ces réglementations impliquent que la surveillance ou le contrôle de l’ordinateur d’un employé nécessite une préparation tant contractuelle que matérielle pour l’employeur.

Ainsi, si l’employé ne peut pas faire obstacle à un contrôle respectant les réglementations en vigueur, il est prudent d’établir à l’avance des procédures spécifiques lorsque l’employé n’est pas présent ou en maladie.

En conclusion, le contrôle par l’employeur d’un ordinateur professionnel est possible et souvent nécessaire, mais celui-ci doit être prévu et réfléchi de manière à respecter les différentes normes en vigueur.

L’équipe de Sub Rosa Legal est, bien entendu, à votre disposition pour réaliser les aménagements nécessaires à un contrôle des outils informatiques de vos employés. N’hésitez pas à nous contacter par e-mail (julien.decartier@sub-rosa.be) ou sur rendez-vous pour toute information à ce sujet.

Julien de Cartier d'Yves
Avocat Sub Rosa Legal