Of u nu een ervaren ondernemer bent of een beginner, er zijn een hele reeks reflexen aan te nemen en verplichtingen na te leven die van essentieel belang zijn om de continuïteit van uw onderneming te verzekeren en het te doen bloeien in deze tijden van crisis en, vooral, om de aansprakelijkheid van de bestuurder of de aandeelhouders in geval van faillissement te vermijden. In dit verband zullen wij ons toespitsen op de verplichtingen die moeten worden nageleefd ten aanzien van twee organen van elke vennootschap: de algemene vergadering en de raad van bestuur.  

In geval van faillissement wordt de gefailleerde ontheven van het beheer van zijn vermogen, dat wordt toevertrouwd aan een curator. De rol van de curator bestaat er derhalve in de activa van de gefailleerde te beheren, deze te vereffenen en de opbrengst van de vereffening onder de schuldeisers te verdelen

Bij de uitvoering van zijn opdracht zal hij toegang hebben tot een hele reeks boekhoudkundige en sociale documenten, die hij zal analyseren in een poging de rekeningen van de onderneming te verifiëren en eventueel te regulariseren.   

Indien uit zijn verslag blijkt dat er sprake is van een opeenvolging van tekortkomingen van de zijde van de bestuurders of de algemene vergadering, kan hij besluiten de bestuurders aansprakelijk te stellen.

1. Boekhoudkundige verplichtingen

A. Het voeren van de boekhouding

Alle ondernemingen zijn verplicht een boekhouding bij te houden. De omvang van deze verplichting varieert echter naar gelang van de omvang van de onderneming. In dit verband moet een onderscheid worden gemaakt tussen, enerzijds, grote ondernemingen en kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's), die een volledige dubbele boekhouding moeten voeren, met de mogelijkheid voor KMO's om in bepaalde omstandigheden een vereenvoudigde regeling toe te passen, en, anderzijds, zeer kleine ondernemingen, die de mogelijkheid krijgen om voor een vereenvoudigde boekhouding te kiezen.

De boekhouding is voor alle ondernemingen, ongeacht hun omvang, een essentieel instrument voor een goed beheer. De rekeningen, die aan het einde van elk boekjaar worden opgesteld, maken het mogelijk de financiële gegevens van de onderneming te analyseren en de ontwikkeling ervan te beoordelen, en geven tevens een getrouw beeld van de financiële gezondheid van de onderneming, hetgeen van groot belang is om de bestuurders te informeren over de te nemen beslissingen.

B. De jaarrekeningen

De jaarrekening bestaat uit de balans, de winst- en verliesrekening en de bijlage. Binnen zes maanden na het einde van elk boekjaar moet de jaarrekening ter goedkeuring aan de algemene vergadering worden voorgelegd. Na goedkeuring moet de jaarrekening binnen 30 dagen na goedkeuring en uiterlijk 7 maanden na de afsluiting van het boekjaar bij de NBB worden ingediend. De vennootschap heeft dus een hele reeks verplichtingen met betrekking tot de jaarrekening.

Wanneer een curator wordt aangesteld, is een van zijn of haar eerste handelingen het raadplegen van de rekeningen van de onderneming en het maken van een volledige analyse daarvan. Het is dan ook van het grootste belang dat deze actueel en volledig blijven. Onvolledige en verwaarloosde rekeningen zijn vanuit het oogpunt van de curator immers een indicatie van slecht beheer van de onderneming. Bovendien, als uw rekeningen niet in orde zijn, kunnen ze aan de curator worden tegengesteld.

Hetzelfde geldt voor de verplichting om jaarrekeningen in te dienen. Het niet of na de uiterste termijn indienen van deze documenten wordt niet alleen bestraft met boetes uit hoofde van het wetboek van vennootschappen en verenigingen, maar wijst ook op een slecht of althans nalatig beheer van de vennootschap.

Het bijhouden van een volledige boekhouding is uiterst belangrijk omdat het de bestuurders in staat stelt passende beslissingen te nemen op basis van de werkelijke financiële situatie van de onderneming.

2. Verplichtingen in verband met de algemene vergadering

In elke vennootschap moet elk jaar ten minste één algemene vergadering van aandeelhouders worden gehouden. 

De algemene vergadering is het moment waarop aan de aandeelhouders verslag wordt uitgebracht over de toestand van de vennootschap. Tijdens deze vergadering legt de raad van bestuur zijn beheersverslag en de jaarrekening van de vennootschap ter goedkeuring voor aan de algemene vergadering. Indien de vergadering de jaarrekening goedkeurt, moet zij zich uitspreken over de kwijting van de bestuurders. Deze kwijting geldt alleen als de jaarrekening geen vergetelheden of onjuiste vermeldingen bevat die een onjuist beeld van de vennootschap kunnen geven, en voor schendingen van de statuten of de wet geldt de kwijting enkel als de schending uitdrukkelijk in de agenda is vermeld.

Na de algemene vergadering moeten notulen worden opgesteld met een samenvatting van de besprekingen. Als bestuurder moet u, om er zeker van te zijn dat uw besluiten geldig zijn, onder meer controleren of alle vereiste handtekeningen aanwezig zijn of dat de aanwezigheidslijst correct is ingevuld.

In het kader van zijn opdracht zal de curator alle notulen van de (gewone of buitengewone) algemene vergaderingen moeten raadplegen. Hij zal niet alleen nagaan of de aanwezigheids- en stemquorums in acht zijn genomen en of de notulen correct zijn ondertekend, maar ook of de besluiten geldig zijn, met name of de stemming over de jaarrekening niet is veronachtzaamd en de kwijting bijgevolg ten onrechte is verleend. Dit is een teken van slecht beheer. Voor een goed beheer is het dus van belang dat de verschillende formaliteiten waarin de wet voorziet, formeel worden nageleefd en dat de algemene vergaderingen en het houden ervan tijdens het bestaan van de vennootschap niet worden verwaarloosd. De gevolgen in geval van faillissement zijn belangrijk en niet-nakoming van bovengenoemde verplichtingen wijst erop dat het bedrijf op onzorgvuldige wijze werd geleid. 

3. De Raad van Bestuur 

Overeenkomstig de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen is de Raad van Bestuur bevoegd om alle handelingen te verrichten die nodig of dienstig zijn tot verwezenlijking van het doel van de vennootschap. Elk lid is verantwoordelijk voor de goede uitvoering van de opdracht die hem is toevertrouwd en moet zijn beslissingen motiveren door het belang van de vennootschap. 

Hij mag dus geen besluiten nemen, handelingen verrichten of gedragingen vertonen die in strijd zijn met het doel, op straffe van aansprakelijkheid wegens wanbeheer in de zin van artikel 2:56 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen. (Zie het artikel over aansprakelijkheid voor meer details)

Daarnaast zijn er een aantal indicatoren waaraan de raad van bestuur bij zijn beheer voortdurend aandacht moet schenken. 

Zo moet de raad van bestuur voortdurend op de hoogte zijn van de boekhoudkundige situatie, met name wat de hoogte van het eigen vermogen van de onderneming betreft, om de signalen zo snel mogelijk te kunnen opvangen en passende beslissingen te kunnen nemen. 

De raad van bestuur moet immers steeds het niveau van het eigen vermogen nagaan en indien hij vaststelt dat het netto-actief (het "boekhoudkundig eigen vermogen") negatief is geworden of dreigt te worden en/of indien het niet langer zeker is dat de vennootschap, op grond van de ontwikkelingen die redelijkerwijze mogen worden verwacht, in staat zal zijn haar schulden te betalen zoals zij opeisbaar worden gedurende ten minste de volgende twaalf maanden, is de raad van bestuur verplicht de alarmbelprocedure in werking te stellen, aangezien dit een teken is dat de onderneming in ernstige financiële moeilijkheden verkeert.

Het bestuursorgaan is verplicht een buitengewone algemene vergadering bijeen te roepen binnen twee maanden na de datum waarop de situatie is geconstateerd of althans had moeten zijn geconstateerd, en deze zal op basis van een door het bestuursorgaan opgesteld speciaal verslag moeten beraadslagen om te kiezen tussen hetzij het nemen van corrigerende maatregelen om de continuïteit van de vennootschap te waarborgen, hetzij een eenvoudig besluit tot ontbinding van de vennootschap.

Indien de curator vaststelt dat de raad van bestuur vóór het faillissement op de hoogte was of had moeten zijn van de moeilijkheden van de onderneming, maar deze niet aan de orde heeft gesteld, kan hij hen aansprakelijk stellen voor grove nalatigheid die tot het faillissement heeft bijgedragen of voor "onrechtmatig handelen" indien zij wisten of hadden moeten weten dat er geen redelijke kans op verbetering was voor de onderneming of haar activiteiten en dus geen kans om het faillissement te vermijden en zij de activiteiten van de onderneming toch zijn blijven uitoefenen.

Wij zijn ons ervan bewust dat bestuurders vaak met goede wil de hoop koesteren dat zij hun bedrijf nieuw leven kunnen inblazen, maar het is noodzakelijk binnen het wettelijke kader te handelen en de situatie te melden aangezien de aansprakelijkheidsgevolgen enorm zijn.

4. Andere verplichtingen

Er zijn ook fiscale en sociale verplichtingen waaraan de onderneming moet voldoen, waaronder: 

- De verplichting om jaarlijks vennootschapsbelasting aan te geven 

- Verplichtingen tot aangifte en betaling van BTW

- Verplichting tot betaling van roerende voorheffing en bedrijfsvoorheffing

Al deze verplichtingen lijken op het eerste gezicht vanzelfsprekend in het kader van het beheer van de onderneming. Niettemin worden de ontvangers regelmatig geconfronteerd met bedrijven die zich niet aan de voorschriften houden (vergeten of te laat ingediende BTW-aangifte, verkeerde aangifte van de vennootschapsbelasting). Zoals hierboven vermeld, wijzen deze tekortkomingen op slecht of nalatig beheer en dreigen zij de curator zich te wenden tot de bestuurders. Het is derhalve van belang na te gaan of deze verplichtingen bij het dagelijks beheer van de onderneming voortdurend worden nageleefd.

5. Besluit

Zoals u heeft gezien, wordt een vennootschap geconfronteerd met een veelheid aan wettelijke verplichtingen en formaliteiten. Om de continuïteit en het dagelijks bestuur van uw onderneming te verzekeren, is het van groot belang dat u zich houdt aan het nakomen van uw verplichtingen en dat u handelt in overeenstemming met de wettelijke bepalingen, aangezien u zo een accuraat overzicht krijgt van de situatie van de onderneming.

Dit dekt u ook in geval van een later faillissement. De curator zal namelijk in het kader van zijn taak om de failliete boedel te beheren en te vereffenen, het dagelijks en algemeen beheer van de onderneming onderzoeken om na te gaan of er geen inbreuken zijn geweest. Indien één enkele inbreuk niet volstaat, kan de opeenstapeling ervan de overtuiging van de curator versterken dat de onderneming slecht werd geleid en dat de verantwoordelijkheid van de bestuurders in twijfel moet worden getrokken, hetgeen kan leiden tot een uitbreiding van het faillissement op het vermogen van de bestuurders. 

Een manier om dergelijke gevolgen te vermijden is u bij uw dagelijks beheer te laten bijstaan door een advocaat die in deze materie gespecialiseerd is. Deze zal elk van de overlegde bedrijfsdocumenten kunnen analyseren om na te gaan of de wettelijke voorwaarden wel degelijk werden nageleefd.