Aan de regering werden er door Minister Geens een reeks van volmachtenbesluiten voorgelegd betreffende justitie en die in de vorm van Koninklijke Besluiten zullen worden gepubliceerd.

Er zijn vier luiken:

1) De te houden algemene vergaderingen van mede-eigendommen 

2) De algemene vergadering van aandeelhouders 

3) Het strafprocesrecht en de uitvoering van straffen en maatregelen 

4) Termijnen in burgerlijke en administratieve procedures en schriftelijke behandeling

Wij belichten er twee van:

1) De gewone, bijzondere en buitengewone algemene vergadering van aandeelhouders

Alle vennootschappen, en bij uitbreiding ook de publiekrechtelijke rechtspersonen, hebben in de periode tussen 01/03/2020 en 19/04/2020 (opgelet mogelijk verlengbaar door de Koning) de keuze tussen drie opties:

a) De geplande gewone, bijzondere en buitengewone algemene vergadering te laten doorgaan

Dit kan, maar dan moet dit gebeuren in omstandigheden die verzoenbaar zijn met de genomen corona-maatregelen (social distancing) en door de aandeelhouders en de leden toe te laten te stemmen en vragen te stellen. 

Daarboven op krijgt het bestuursorgaan de bevoegdheid om te beslissen dat de aandeelhouders en leden uitsluitend op afstand mogen stemmen, al dan niet in combinatie met stemmen per volmacht. In dergelijk geval kan enkel één persoon, die uitsluitend door het bestuursorgaan wordt aangesteld, optreden als volmachthouder.

De formulieren voor een stem op afstand en de volmachten worden aan de vennootschap of vereniging bezorgd op het aangegeven adres, desnoods alleen elektronisch. Een gescande of gefotografeerde versie volstaat (er wordt uiteraard rekening gehouden met de reeds ontvangen volmachten met steminstructies maar de betreffende volmachthouder moet zich niet fysiek aanbieden op de vergadering).

De vennootschap of vereniging kan zelfs elke fysieke aanwezigheid verbieden.

Uitzondering hierop is wanneer de vennootschap of vereniging beslissingen neemt die authentiek moeten worden vastgesteld. Dergelijke  beslissingen vereisen de fysieke aanwezigheid van de notaris in welk geval de regels van social distancing dienen gerespecteerd te worden.

De vergaderingen kunnen op die manier aldus worden gehouden met slechts één volmachtdrager. 

De vennootschap of vereniging kan de aandeelhouders of leden tevens opleggen hun vragen schriftelijk te stellen tot de vierde dag voor de vergadering.

Wanneer er wordt voor gekozen om de aandeelhouders en leden toe te laten de vergadering rechtstreeks of in uitgesteld relais te volgen (via webcam of via telefonische conferentie, zonder dat de aandeelhouders of leden verplicht de mogelijkheid moeten hebben om actief tussen te komen) kan de vennootschap of verenging de vragen op dat ogenblik beantwoorden.

De vragen kunnen uiteraard ook schriftelijk beantwoord worden in welk geval de antwoorden dienen te worden medegedeeld ten laatste op de dag van de vergadering.

Deze regeling geldt dus ook de voor de vennootschappen en verenigingen die hun vergadering reeds hebben bijeengeroepen op voorwaarde dat zij de aandeelhouders en leden daarvan correct worden geïnformeerd.

b) De gewone, bijzondere en buitengewone algemene vergadering uitstellen 

Indien dergelijke vergaderingen reeds werden bijeengeroepen, deze uit te stellen tot de toestand is genormaliseerd op voorwaarde dat de aandeelhouders en leden hieromtrent correct worden geïnformeerd. 

In dergelijke geval krijgen de vennootschappen en verenigingen een uitstel van 10 weken (dit is dus tot 30 juni 2020) voor het nakomen van een aantal wettelijke termijnen, zoals:

- De verplichting om de algemene vergadering te houden binnen de 6 maanden na het afsluiten van het boekjaar 

- De verplichting de jaarrekening en andere stukken neer te leggen bij de NBB binnen de 7 maanden na het afsluiten van het boekjaar.

Opgelet, een dergelijk uitstel is niet toegelaten:

- In het geval van de toepassing van de alarmbelprocedure 

- In het geval van bijeenroeping op verzoek van 10% van de aandeelhouders of van de commissaris.

In deze gevallen kunnen de vennootschappen of verenigingen terugvallen op de eerste optie.

c) Verduidelijking

Er wordt in het te nemen KB ook verduidelijkt:

- Dat het bestuursorgaan onder alle omstandigheden unaniem schriftelijk kan besluiten.

- Dat het bestuursorgaan ook (en in voorkomend geval bij meerderheid) kan beraadslagen en besluiten via een elektronische communicatie die discussie toelaat.

- Dat in geval de tussenkomst van een notaris is vereist, dan één lid van het Bestuursorgaan of een door het Bestuursorgaan aangestelde persoon samen met de notaris fysiek dienen te vergaderen. De andere leden kunnen deelnemen via elektronische communicatie.

Deze verduidelijking bevestigt onze bezorgdheid en opmerkingen gemaakt in onze vorige newsflah. Thans kan er dus ook schriftelijk worden besloten zelfs indien de statuten het uitsluiten alsook kan de besluitvorming geheel via elektronische communicatie gebeuren behoudens het geval waarin de tussenkomst van een notaris is vereist.

2) Termijnen in burgerlijke en administratieve zaken en schriftelijke behandeling

a) Voor de vervaltermijnen

Er zijn heel wat burgerlijke of administratieve zaken waarin men een vervaltermijn dient te respecteren.

Zo bijvoorbeeld een beroepstermijn van 30 dagen die begint te lopen vanaf het ogenblik waarop het vonnis (waartegen hoger beroep moet aangetekend worden) aan de persoon wordt betekend.

Welnu, die termijn wordt verlengd tot één maand na het ophouden van de lopende crisisperiode.

Stel dat de crisis – en laten we dat hopen – op datum van 15 mei 2020 zou zijn afgelopen, dan heeft men nog één maand om het hoger beroep aan te tekenen.

Deze regeling geldt voor alle vervaltermijnen.

b) De behandeling van hangende zaken tijdens de crisisperiode

Stel dat een hangende rechtszaak voor behandeling / pleidooien staat gesteld midden in deze crisis.

Voor de behandeling van deze zaken geldt dus dat deze schriftelijke zullen behandeld worden zonder pleidooien. 

Als echter alle partijen zich verzetten tegen deze schriftelijke behandeling dan wordt de zaak uitgesteld. 

In de andere gevallen beslist de rechter of hij de zaak in beraad neemt zonder pleidooien.