Een nauwgezet debiteurenbeheer is cruciaal voor de financiële gezondheid van uw onderneming. Indien u zelf vaak geconfronteerd wordt met laattijdige betalingen of wanbetalers, loopt u het risico dat uw onderneming zelf haar betalingsverplichtingen niet meer kan voldoen. Een klassiek domino-effect.

In dit artikel behandelen we 9 veelgestelde vragen over wanbetalingen en invorderingen in een Business to Business-context.

Q 1: Kan ik wanbetalingen voorkomen?

A: Een eerste stap is een preventieve stap. Idealiter brengt u de liquiditeit van uw cliënteel of prospects in kaart en contracteert u simpelweg niet (langer) met dubieuze partijen, of minstens onder bijkomende voorwaarden. De economische realiteit zorgt er echter voor dat dit niet altijd een haalbare strategie is. Mogelijks heeft u reeds een uitgebreid, bestaand cliënteel waarmee u al jarenlang samenwerkt of hebt u simpelweg niet de vrijheid om kieskeurig te zijn. Het is dan niet eenvoudig om plotsklaps de voorwaarden te wijzigen. Daarnaast is de liquiditeit in kaart brengen van uw cliënteel niet alleen zeer arbeidsintensieve, maar ook een haast onmogelijke opgave zonder de nodige kennis en toegang tot documentatie. Er zijn hiervoor specialistische bedrijven te vinden: tegen betaling verstrekken zij kredietinformatie over prospects. Dit kan in bepaalde gevallen zeer nuttig zijn – denk aan een nieuwe handelspartner waar er grote financiële belangen spelen – maar kan u al snel handenvol geld kosten.

Wanbetalingen zijn dus eigenlijk niet volledig te voorkomen. De vraag rest dan hoe hiermee om te gaan. Dat is exact wat debiteurenbeheer inhoudt. In dit artikel wordt in een begrijpbare taal ingegaan op de juridische kant van het debiteurenbeheer. Alvorens we kunnen ingaan op de vraag hoe om te gaan met een overschreden betaaltermijn, moeten we even stilstaan bij die termijn zelf. De wettelijke betalingstermijn is de termijn waarbinnen een uitgestuurde factuur betaald moet worden. Zolang de betaling binnen deze termijn geschiedt, is er geen sprake van enige wanprestatie. Uw cliënt heeft dan tijdig betaald.

Q 2: Kan ik zelf bepalen vanaf wanneer er betaald moet worden?

A: In tegenstelling tot vroeger, is het vanaf 1 februari 2022 niet langer mogelijk om contractueel de aanvang van de betalingstermijn vast te leggen. De wet voorziet dat de betalingstermijn begint te lopen vanaf het moment de factuur wordt ontvangen door de schuldenaar, tenzij de factuur de effectieve prestaties of levering voorafgaat. In dat geval begint de betalingstermijn te lopen na levering of verrichting van de prestaties.

Hoewel de wet geen bijkomende informatie voorziet over eventuele betwistingen van ontvangst van de factuur, mag worden aangenomen dat de Cassatierechtspraak hieromtrent blijft gelden. De termijn begint te lopen bij ontvangst of, bij gebreke daaraan, de moment waarop men redelijkerwijze de factuur zou hebben ontvangen. Een schuldenaar kan dus niet ontsnappen door simpelweg te stellen ‘nooit de factuur te hebben ontvangen, zodat de betalingstermijn niet begint te lopen’. Het is voor de schuldeiser belangrijk dat hij de verzending van de factuur kan bewijzen, minstens zeer aannemelijk maakt.

Q 3: Is de betalingstermijn altijd 30 dagen?

A: Ten onrechte leeft soms het idee dat de betalingstermijn wettelijk vastgelegd is op 30 dagen na ontvangst van de factuur. Deze termijn wordt inderdaad gehanteerd in de wet Betalingsachterstand maar geldt niet zomaar in elke situatie. De 30 dagen regel is dan ook een aanvullende regel: de regel wordt enkel gehanteerd indien partijen niets hebben geregeld met betrekking tot betalingstermijn.

De wetswijziging verandert dit principe niet.

Uw onderneming kan dus nog steeds andersluidende afspraken maken over de omvang van de termijn (bijvoorbeeld vijftien dagen in plaats van dertig). Ook onmiddellijke betalingen – eigenlijk een termijn van 0 dagen - zijn mogelijk. Deze afwijkingen zijn in principe geldig en bindend zolang de toestemming van de andere partij kan worden aangetoond.

Het is daarom ten zeerste aangeraden om niet enkel in uw algemene voorwaarden een duidelijke termijn te vermelden, maar eveneens uw facturen te voorzien van een (uittreksel van) uw algemene voorwaarden.

Dit wil echter niet zeggen dat u als onderneming zomaar elke betalingstermijn via uw facturatievoorwaarden of algemene voorwaarden kan opleggen. De wet voorzag eerder een maximumtermijn van zestig dagen voor facturen waarbij een KMO[1] de schuldeiser is en een niet-KMO schuldenaar. Ten gevolge van de wetswijziging, werd deze beperking uitgebreid naar alle ondernemingen (al dan niet KMO).

De wetsverstrenging heeft dan ook geleid tot een algemene maximale betalingstermijn van zestig dagen voor handelstransacties. Door deze wetswijziging kan u dus niet langer bedingen dat u later dan zestig kalenderdagen de factuur van een leverancier zal betalen. Evenmin kan een cliënt van u evenmin bepalen dat hij u later dan zestig dagen zal betalen.

Indien uw algemene voorwaarden toch voorzien in een ruimere betalingstermijn, dan wordt dat beding voor ‘niet geschreven gehouden’, wat betekent dat een rechter er geen rekening mee zal houden. Uw betaling buiten de termijn zal dus als laattijdig worden beschouwd, ook al had u dat contractueel zo voorzien.

Q 4: Welke juridische gevolgen hebben wanbetalingen?

A: Indien de betalingstermijn wordt overschreden – en er dus sprake is van wanbetaling – ontstaan er diverse juridische gevolgen. Dit is opnieuw afhankelijk van de hoedanigheid van de wanbetaler: een onderneming dan wel consument.

Bij ondernemingen ontstaat er in hoofde van de schuldeiser “van rechtswege” (dat wil zeggen: automatisch, zonder dat u daarvoor iets hoeft te doen en zelfs indien u niets hebt bepaald in uw algemene voorwaarden) het recht op betaling van nalatigheidsinteresten aan de verhoogde wettelijke interestvoet en het recht op een forfaitaire vergoeding van 40 euro voor de eigen invorderingskosten. De nalatigheidsintresten hebben als doel om de schade voor het uitblijven van de betaling te vergoeden (art. 1153 BW). De forfaitaire vergoeding compenseert (in theorie) de administratieve handelingen om de factuur in te vorderen. Beide rechten ontstaan zonder enige contractuele basis: ook indien uw algemene voorwaarden hierover niets stipuleren, kan u intresten en een forfaitaire vergoeding aanrekenen en dient uw schuldenaar deze te betalen.

Dat wil niet zeggen dat u contractueel niets kan regelen: ook andere schade ten gevolge van de wanbetaling kan u contractueel regelen via een zogenaamd schadebeding (soms ook wel strafbeding of boetebeding genoemd). Dit dient u steeds te voorzien in uw overeenkomst.

De forfaitaire vergoeding van 40 EUR wordt doorgaans niet toegekend indien u een afwijkende intrestvoet hanteert (conventionele intrestvoet in plaats van de wettelijke). Een hogere intrestvoet kan u voorzien in uw algemene voorwaarden. Indien de intrestvoet buitensporig is, kan de rechter deze evenwel matigen.

Q 5: Ik word niet tijdig betaald: dan maar naar de rechter?

A: Naar Belgisch recht zijn schulden haalbaar en niet draagbaar. Dat betekent dat u als schuldeiser achter de veren van uw schuldenaars moet zitten. Indien zij niet spontaan en tijdig betalen, betekent dit extra inspanningen – lees: tijd en geld – van uw kant. Niet elke schuldvordering is dat waard: dat is de economische realiteit. Hoewel er veel begrip valt op te brengen voor schuldeisers die uit principe een gerechtelijke invordering opstarten, brengt zo’n procedure telkens verschillende risico’s met zich mee. Met wat tegenslag, zou het sop wel eens de kolen niet waard kunnen zijn. Hoe vervelend deze boodschap ook moge klinken, in sommige gevallen is het een kwestie van cut your losses.

Om deze afweging goed te maken, zijn er een aantal factoren die in kaart gebracht moeten worden. De eerste factor is de solvabiliteit van de schuldenaar. Hoewel een juridische procedure - indien succesvol- leidt tot een uitvoerbare titel zodat een gedwongen uitvoering juridisch mogelijk wordt, moet er ook voldoende vermogen aanwezig zijn om op uit te voeren. Het gezegde wil dat men ‘een kei niet kan stropen’. Een onvermogend schuldenaar blijft onvermogend, ook al krijgt u gelijk van de rechtbank. U eindigt dan met heel wat kosten en frustratie en uw onderneming wordt er niet beter van. Het is daarom aangeraden om de solvabiliteit van de schuldenaar voorafgaand in kaart te brengen.

Een tweede factor bestaat uit de omvang van de schuld. Het spreekt voor zich dat indien de schuld eerder beperkt is, het minder aangewezen is om risicovollere invorderingstechnieken te gebruiken. Juridische procedures kunnen soms onverwachte kosten met zich meebrengen, zodat soms het sop de kolen niet langer waard is. Er zijn ook alternatieven voor juridische procedures voor handen, die gepaard gaan met lagere kosten.

Een derde factor bestaat erin na te gaan in hoeverre de wanbetaling te koppelen is aan een betwisting van de schuld. Wanbetalingen vinden altijd plaats binnen een zekere context: mogelijk is er een ruimer conflict aan de gang of staakt uw tegenpartij de betalingen om weloverwogen redenen. Zomaar de schuld invorderen kan dan nefast uitdraaien en een potentieel succesvolle samenwerking de das omdoen.

De eerste stap is dus zelden een directe stap naar de rechtbank. Het is aangewezen om in de eerste plaats trachten de schuld minnelijk in te vorderen. Dit geldt eveneens in geval van een relatief beperkte schuld, een betwisting of een weinig solvabele schuldenaar. Een minnelijke invordering is een niet-gerechtelijke en puur administratieve procedure.

Q 6: Hoe ga ik best te werk bij een wanbetaling?

A: Indien uw vriendelijke herinneringen niet leiden tot een betaling, kan u overwegen om over te gaan op een minnelijke invordering door een externe partij. Denk hierbij aan een incassobureau, gerechtsdeurwaarder of idealiter advocaat. Er zijn op vlak van renumeratie van de dienstverlener verschillende opties mogelijk: een vast bedrag, een procentueel bedrag of een succes fee.

Indien de minnelijke invordering ook vruchteloos blijkt, kan u best overgaan tot een afweging op basis van bovenstaande factoren. In geval van niet-betwiste vordering op een solvabele schuldenaar, kan de IOS-procedure zinvol zijn. In de andere gevallen zal het komen tot een gerechtelijke invorderingsprocedure.

Q 7: Kan ik nog iets doen om de minnelijke invordering te versterken?

A: U kan ervoor opteren om parallel aan deze invordering de druk op uw schuldenaar op te voeren door gebruik te maken van de zogenaamde ‘exceptie van niet-uitvoering’ (of ‘exceptio non adempleti contractus, vaak afgekort als ENAC). Dit houdt in dat u uw eigen prestaties opschort in afwachting van de betaling. Zeker in geval van een dienstverleningsovereenkomst kan dit een sterk wapen vormen. Ook indien in uw algemene voorwaarden deze optie niet expliciet opgenomen is, kan u dit principe toepassen. Het is natuurlijk aangewezen om deze mogelijkheid uitdrukkelijk op te nemen in uw algemene voorwaarden zodat enige discussie hierover uitgesloten is (een opschortingsclausule of ENAC-clausule). Dit geeft u bovendien de mogelijkheid dat proces te stroomlijnen.

Een belangrijke kantmelding is dat, zelfs indien uw schuldenaar zich ondertussen in staat van faillissement bevindt, u ook ten aanzien van de curator een toepassing kan maken van de exceptie. Men kan u niet verplichten diensten te leveren zonder dat u daarvoor betaald wordt.

Q 8: Wat is de IOS-procedure?

Deze procedure laat sinds 2016 toe om niet-betwiste geldschulden op een buitengerechtelijke wijze in te vorderen indien schuldeiser en schuldenaar een onderneming zijn. Indien uw schuldenaar een consument of de overheid is, kan deze procedure dus niet worden aangewend. Bovendien is de procedure vrijblijvend: u kan ervoor kiezen om rechtstreeks naar de rechter te stappen indien u dat wenst.

De procedure bestaat, kort geschetst, uit volgende stappen. Ten eerste wordt het dossier overgemaakt aan een advocaat. De advocaat zal een eerste oordeel vellen over het gebrek aan betwisting en de stukken die het bestaan van de schuldvordering staven. Vervolgens gelast de advocaat een gerechtsdeurwaarder met het betekenen van een aanmaning met een aangehecht antwoordformulier.

De bal ligt dan in het kamp van de schuldenaar die over één maand beschikt om een positie in te nemen. In essentie kan de schuldenaar één van volgende posities innemen: de schuld betalen, een afbetalingsplan verzoeken of de schuld betwisten. Indien de schuld betwist wordt, moet de IOS-procedure worden beëindigd. Dit is dan ook de grote valkuil van de procedure: een late betwisting kan de eerder gemaakte inspanningen (en kosten, een gerechtsdeurwaarder werkt niet gratis) tenietdoen[2]. Indien u geconfronteerd wordt met een betwisting, is een gerechtelijke invordering de enige oplossing.

Wat betreft het afbetalingsplan, moet worden opgemerkt dat u nooit als schuldeiser verplicht kan worden een afbetalingsplan te aanvaarden in de IOS-procedure. In de praktijk zal de gerechtsdeurwaarder het dossier, inclusief de maandelijkse betalingen, blijven opvolgen. Ook dit brengt weer kosten met zich mee. Indien het afbetalingsplan niet loyaal wordt gevolgd door de schuldenaar, kan alsnog een uitvoerbare titel bekomen worden voor het resterend saldo. Een afbetalingsplan verzwakt op dat vlak uw positie als schuldeiser niet. Het spreekt voor zich dat de liquiditeitspositie van uw schuldenaar doorheen de tijd verder kan evolueren, zodat een afbetalingsplan niet altijd de meest interessante keuze is.

Een belangrijke beperking van de IOS-procedure betreft de beperking van intresten en schadevergoeding tot 10% van de totale in te vorderen som.  Dit is beduidend lager dan wat u met een succesvolle gerechtelijke invordering zou kunnen bekomen. De IOS-procedure is ook vanuit financieel vlak dus niet per se de meest interessante optie, ook al wordt dat soms zo voorgehouden.

Q 9: Wanneer dan toch naar de rechter?

Soms is een beroep op de rechtbank onvermijdelijk. Die beslissing moet met kennis van zaken genomen worden.

Elk dossier is uniek en de vraag naar de beste strategie is niet eenvoudig te beantwoorden. Sub Rosa Legal adviseert u graag over de te hanteren strategie in uw dossier, waarbij de factoren solvabiliteit, omvang en betwisting nog worden aangevuld met bijkomende factoren zoals urgentie of het internationale karakter. Op die manier vinden we een strategie die past op uw noden. Bij Sub Rosa Legal hanteren we dan ook de leuze: “minnelijk als het kan, gerechtelijk als het moet”.

[1] Onder KMO moet, bij toepassing van deze wet, een ‘kleine onderneming’ in de zin van het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen begrepen worden in die zin dat ook natuurlijke personen kunnen worden beschouwd als KMO.

[2] Een kennelijk ongegronde betwisting, waarbij de schuldenaar enkel betwist om de IOS-procedure te boycotten en op die manier tijd te kopen, kan bij de gerechtelijke procedure leiden tot een bijkomende schadevergoeding voor de schuldeiser. De vraag of een betwisting al dan niet ‘kennelijk ongegrond’ is, is een afweging die de rechtbank zal maken. Het loutere feit dat de betwisting als ongegrond wordt verklaard door de rechter, houdt natuurlijk nog niet in dat het verweer ook kennelijk ongegrond was.